Case Study · Österreichische Verkehrswissenschaftliche Gesellschaft (ÖVG) · 2026
PDF-Rechnungen und automatische E-Mails für die ÖVG-Mitgliederverwaltung
Aufbauend auf der bestehenden Mitgliederverwaltung der Österreichischen Verkehrswissenschaftlichen Gesellschaft (ÖVG) ergänzten wir die Belege und die Kommunikation darüber: eigene E-Mail-Vorlagen, PDF-Rechnungen aus dem System und Proforma-Rechnungen bei Zahlung per Banküberweisung.
Die Beiträge liefen zentral — die Belege dazu nicht
Mitgliedschaften und Beiträge der ÖVG laufen seit der Migration über WooCommerce und MemberPress (siehe das erste ÖVG-Projekt). Was darüber fehlte, war die Ebene, die ein Mitglied tatsächlich zu sehen bekommt: die E-Mails und die Belege zu einem Beitrag.
Banküberweisung ohne Beleg
Wer den Beitrag per Überweisung zahlt, braucht ein Dokument mit Betrag, Verwendungszweck und Bankverbindung. Ohne dieses Dokument bleibt die Zahlung liegen oder es kommt eine Rückfrage.
Shop-Standardtexte für einen Verband
WooCommerce und MemberPress verschicken von Haus aus Bestelltexte eines Onlineshops. Ein Verband schreibt seinen Mitgliedern anders als ein Shop seinen Käufern.
Rechnungen als jährliche Handarbeit
Belege einzeln zu erstellen und zu verschicken kostet bei mehreren hundert Mitgliedschaften in jedem Beitragsjahr denselben Aufwand von Neuem.
Eine Erinnerung braucht die Zahlungsdaten
Der Hinweis auf einen offenen Beitrag hilft nur, wenn die Angaben zum Bezahlen gleich in derselben Nachricht stehen.
Eigene E-Mails und eigene Belege — direkt aus der laufenden Verwaltung
Die Erweiterung setzt auf dem auf, was schon läuft: Mitgliedschaften, Stufen und Beiträge bleiben unverändert in WooCommerce und MemberPress. Ergänzt wurde die Ebene darüber, damit jeder Schritt im Beitragsjahr seinen passenden Text und seinen passenden Beleg hat.
Individuell gestaltete E-Mail-Vorlagen
Die Transaktions-E-Mails rund um Mitgliedschaft und Beitrag wurden eigens angelegt und getextet, statt die mitgelieferten Standardvorlagen zu verwenden.
PDF-Rechnungen aus den Beitragsdaten
Zu den Mitgliedsbeiträgen entstehen PDF-Rechnungen direkt aus der Mitgliederverwaltung — mit den Daten, die dort ohnehin schon liegen.
Proforma-Rechnung bei Offline-Zahlung
Wählt ein Mitglied die Zahlung per Banküberweisung, geht eine Proforma-Rechnung als PDF raus, mit allem, was für die Überweisung nötig ist.
Automatisierte Erinnerungs-E-Mails
Offene Beiträge werden automatisch per E-Mail erinnert — mit den Zahlungsinformationen direkt in der Nachricht, nicht als Verweis auf ein anderes Dokument.
Keine zweite Insel neben dem System
Belege und E-Mails greifen auf dieselben Mitgliedschaften und Beiträge zu. Es entsteht kein paralleles Rechnungssystem, das eigens gepflegt werden muss.
Wir erweitern bestehende Mitglieder- und Shopsysteme, statt sie neu aufzusetzen.
Jeder Schritt im Beitragsjahr hat seinen Beleg
Aus einer Verwaltung, die Beiträge verbucht, wurde eine, die auch kommuniziert — mit eigenen Texten, passenden PDF-Belegen und Erinnerungen, die ohne Zutun rausgehen.
Überweisen ohne Rückfrage
Das Proforma-PDF enthält die nötigen Zahlungsdaten, sodass Mitglieder den Beitrag überweisen können, ohne im Büro nachfragen zu müssen.
Belege ohne Handarbeit
PDF-Rechnungen entstehen aus dem System, statt für jede Mitgliedschaft einzeln erstellt zu werden.
E-Mails, die zum Verband passen
Die Nachrichten sind als Kommunikation der ÖVG angelegt und nicht als Standardtext eines Onlineshops erkennbar.
Erinnerungen laufen von selbst
Fällige Beiträge werden automatisch erinnert, ohne dass jemand eine Liste offener Zahlungen durchgeht.
Erweiterbar geblieben
Weitere E-Mails und Belegarten lassen sich ergänzen, ohne die Mitgliederverwaltung selbst anzufassen.
Verschickt Ihr System noch Shop-Standard-E-Mails?
Wir ergänzen bestehende Mitglieder- und Shopsysteme um eigene E-Mails, PDF-Belege und automatische Erinnerungen — auf der Plattform, die bereits läuft.
